选择文档管理解决方案时要考虑的4个因素

在管理业务流程以保持富有成效时,每个企业都会尽可能高效。但是,结构化和非结构化纸质文件的捆绑程序使企业难以组织数据。有几天的档案橱柜排列了办公室的每个墙壁,比需要更多的存储空间。虽然企业仔细地存储了他们的文件,但这些纸质文件更容易盗窃和未经授权的访问。此外,该组织的数字内容包括博客,SEO研究文件夹,社交媒体帖子,员工记录,财务文件,图像等,使得数据管理过程更加复杂。

幸运的是,文档管理软件(DMS)改进了文档的组织和可访问性,帮助企业有效地管理信息。在众多具有独特特性和功能的可用选项中选择最佳解决方案是一项困难的任务,需要更多的研究。然而,并不是每个DMS解决方案都是平等的,因此您应该评估您的需求和需求,将它们与您正在考虑购买的软件保持一致。

在这里,我们在购买DMS解决方案时讨论了一些要考虑的因素。

集成能力

文档管理流程主要是关于组织组织的管理任务。DMS软件的最终目标是将所有文档(两者都是数字和印刷)一起带入完全集成的平台。bob买足球怎么买为实现这一目标,您应该投资于为您提供所有必要的集成功能的软件。

大多数高级DMS解决方案与您的核心业务流程无缝配合,包括会计、客户关系管理、人力资源流程等。DMS与其他应用程序和流程的集成消除了用于手动数据输入的多个碎片系统,并保持了整个组织的所有内容的一致性。因此,请确保DMS软件与现有的软件解决方案完全集成,这样您就不必在不同的应用程序之间跳转来完成您的任务。

确定您的特定文档管理需求

除非您知道您正在尝试修复的问题,否则您无法购买合适的解决方案。即使您投资于具有高级功能的强大软件,如果您第一次知道它们是什么,它并不一定可以帮助您实现特定的业务目标。因此,研究现有流程并分析您需要改进的功能,并购买提供对所有这些功能的访问的解决方案。此外,请考虑您希望与DMS和预计的增长领域集成的所有应用程序,以便您的新DMS软件可以处理您未来的业务挑战。

选择一个具有行业专长的信誉良好的供应商

虽然大多数企业处理文件作为日常例程的中央部分,但并非每个组织都以同样的方式管理。例如,在法律部门运营的企业需要遵守行业特定的规则和法规。这使得企业从一个清晰地了解您的行业特定挑战的供应商来购买软件。

您选择您的软件的供应商可以制作或打破您的文档管理系统体验。因此,您的研究和购买软件可以使用几年的经验,帮助各种客户。避免为组织各种类型和大小提供标准解决方案的供应商始终是可取的。此外,请确保您要购买的软件可以适应可扩展的基础架构,并可以对齐您的独特合规性和管理需求。一旦您决定供应商,详细讨论您的问题,需求和要求,并询问他们如何帮助您实现更高的ROI。

优先考虑安全性

随着数据泄露事件的不断增加,任何规模的企业都必须确保其敏感数据的安全。在软件上投资,包括严格的安全协议,专门设计来阻止恶意软件和网络攻击,以保护您的公司信息。大多数信誉良好的软件供应商都强调安全性是其产品的USP。仅仅购买高级解决方案并不能帮助您保持安全,除非您不断监控和更新安全级别,以应对不断演变的威胁。

底线

选择右边DMS软件在众多可用的选项中,对任何企业来说都是一项具有挑战性的任务。通过了解你的需求和要求来控制你的搜索——业务规模、应该支持的文档格式、预算等等。还要确保您选择的软件适合您现有的业务流程,同时确保符合政府和行业指导方针、存储容量和备份特性。

理想的DMS解决方案提供24/7客户支持,促进您的业务流程的效率,并使您的组织持续多年。最后,选择一个具有证明产品专业知识的知名供应商,为众多客户提供服务,备份数据,坚持安全,并帮助您获得高投资回报率。

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  1. 斯特拉乔治 2021年3月11日

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