采购软件

7帮助采购流线供应商主数据的必备提示

据预测,如果公司在2023年底前不能简化供应商数据管理,那么一半的供应商可能会得到错误的信息。这是重要的。相关供应商主数据对于采购到支付(P2P)自动化、分析和准确性至关重要。但将数据与用户和解决方案连接起来,有时会遇到困难。
利用这些技巧来优化供应商主数据,以获得更平滑的过程、准确的信息和更好的业务价值。

1.处理供应商数据应该是正在进行的

供应商数据随时间持续更改。如果您的公司拥有9,000家供应商,您将每年至少需要2,000个更新,以便保持供应商数据准确,尽量注意数据以跟上最新的联系号码,名称等。持续的实践有助于最大限度地减少忽略忽略速度数据管理(MDM)的陈旧数据和其他问题,从而减慢其他方法。

2.通过查看完整的供应商生命周期来提高效率

采购和其他内部涉众必须规划端到端供应商生命周期,以接收主数据的完整视图。公司应使用正确采购自动化软件使过程所有权与数据所有权保持一致,否则将面临迅速增加运营费用和最小化支出可见性的风险。它意味着全方位的优化。要放大数据优化的效果,请将您的视图扩展到受供应商主数据影响的其他领域。这种跨职能协作将下游问题最小化。

3.登记供应商支持数据维护和减少不适当的信息

接收供应商数据更新到系统的一种经济有效的方法需要将责任分配给拥有数据的人——供应商本身。他们比任何人都清楚细节。因此,通过在新的和更新的供应商合同中让供应商对数据质量负责,让他们参与数据维护,并对不履行的行为进行惩罚。这应该通过适当的审批流程来完成。

4.利用整体数据建模以简化公司要求

为了涵盖完整的主数据要求,采购专业人员必须与内部利益相关者合作,以监控整体供应商生命周期。这种交叉功能协作对于开发具有较少间隙和凹凸的全部主数据管理模型至关重要。

数据建模方法必须发现使用与供应商相关的数据以及各种系统涉及的何时以及何时何地涉及的所有工具和系统供应商关系生命周期。数据模型不需要存储供应商的每一条信息,而是主要存储两个或多个系统将使用的所有基本数据。模型还必须包括每一块主数据的最佳源,无论它是供应商、第三方还是内部组。这种整体数据的构建将显示必须在哪里捕获公共数据并为下游方法路由。另外,不要错过处理数据创建和维护的过程。

5.优化谁需要采购中的数据

尽早在项目中生成治理计划,以组织供应商主数据的责任。采购部门拥有整个供应商关系和流程,你可能不会直接与每个供应商打交道,比如清洁服务或税务顾问。另外,采购也不需要使用开发整个数据模型所需的每一点主数据,例如访问供应商的银行详细信息。将主数据管理优化重点放在采购涉及的数据类型上。

6.供应商管理数据流程可以简化供应商质量

使供应商数据更新与您的业务和观察船上的必要部分。承担维护关键数据要素的责任的供应商在获胜的组织中具有巨大的优势。作出这个问题这相对容易往往表明供应商愿意与贵公司合作。

7.通过建立管理和主数据治理框架来简化

在生成数据治理和管理模型的过程中包括内部涉众。利用框架来指定谁对数据负责,谁有决策权。它为负责任和知情的RACI数据矩阵建立了明确的指导方针。

简化供应商主数据使用好采购解决方案是一个有价值的运动。有人探讨了,70%的企业利用企业信息管理来对齐和链接他们的分析,数据投资将获得增强的业务成果。

发表评论