为什么是时候升级你的费用政策了

通过自动化有效地减少欺诈和处理费用

费用报告包括员工代表组织发生的支出——无论是在日常工作过程中还是在差旅中。这些费用包括商务用品、酒店住宿、餐饮和当地交通或航班等旅行费用。旅客应提供报销单上的收据证明。提交后,这些费用报告将被评估,并由会计组接受或拒绝。

通常,费用报告包括:

a)购买时间和日期
b)支出金额
c)购买的理由
d)必须向哪个队收费
e)总额
f)各类支出小计
g)从总数中扣除的预先付给工人的工资

企业面临的主要挑战

  • 许多组织仍然遵循过时的、手工的和劳动密集型的方法来管理业务支出。
  • 收据和凭证的物理移动需要花费大量的时间,而这些时间本可以被参与其中的每个人(包括员工和批准人员)以富有成效的方式使用。
  • 繁重的文书工作堆积如山,特别是对于有很多员工的组织来说。这些文件占用了你办公室橱柜的空间。另外,当需要重新查看和检查费用报告时,搜索费用报告很有挑战性。

自动化过时的方法

从费用记录到支出的费用管理流程是缓慢的和容易出错的。公司支出仍然是现金支付。您的员工往往会浪费大量时间手动创建这些费用报告。更多的是什么?高级管理层对于如何使用这些资金没有全面的洞察力或控制权。会计部门和人力资源部门可以花大量的时间整理和审查成堆的Excel表格和收据。

抛弃一种过时的、次优的方法,转而采用一种现代的方法,让工人不得不适应,这似乎相当令人生畏。早些时候,这种转换可能比较麻烦,而且更容易失败。但是今天,多种费用管理解决方案的出现使得从笔和纸的费用管理到数字费用管理的转变变得简单得多。

组织发现雇用一个差旅和费用自动化系统可减少损耗,节约成本。当一家公司采用费用自动化软件时,据观察,它可以使处理报告的成本降低65%以上。此外,30%以上的公司会重新安排员工完成其他有价值的任务。基于云的费用管理解决方案节省资金和时间,同时通过整体报告和分析为管理层和其他涉众提供完整的支出情况。

自动化费用管理的原因

数字化费用管理具有多重优势。其中一些包括。

  1. 消除欺诈活动

由于您提供了组织中发生的所有费用的细粒度洞察,欺诈交易的风险就可以消除了。平衡和检查到位,新的费用备案可以很容易地与以前的比较,给批准者一个判断差异的晴雨表,而不需要深入研究细节。

2.快速员工报销

对于工作人员来说,处理提交之间的长时间延迟是令人沮丧的费用和补偿。强大的费用解决方案可以通过加快提交、批准和及时报销的可访问性,帮助最小化时间。数据可以即时共享;因此,员工可以在出差时通过提交费用来启动该方法,会计团队可以访问和授予费用。

3.基于规则的策略实施

组织有自己的规则和规章制度,以及与个人客户和项目相关的框架。费用报告系统通过确保政策的执行而不需要手工比较费用和规则来帮助公司控制他们的支出。当不符合规定的支出被提交时,将立即标记给员工,并且这些需要额外注意的支出可以被强调,以便立即考虑。可以对费用解决方案进行编程,以标记和拒绝无效的费用。此外,还可以为开支设置限制和检查。

4.增强搜索趋势的透明度,并协商基于数量的折扣

数据驱动的决策让领导团队坐在驾驶座上。费用管理解决方案使组织可以很容易地审查支出,发现趋势,并应用它来协商产品/服务的基于数量的折扣。无论您的雇主希望根据团队的预算快速审查费用支出,还是您的预测计划者希望更深入地了解业务范围的趋势,详细的分析允许他们通过可配置的报告、方便的导出功能和集成的仪表板来实现这一点。

5.消除由纸张造成的延迟和无效

手工管理费用的方法既繁琐又需要大量的纸张。Excel表需要被审查,正确处理和监控。有效的费用管理解决方案消除了文件过载、政策遵从性错误和长时间的延迟。在线提交为员工提供了通过任何智能设备轻松提交费用的灵活性。会计部门可以迅速评估提交的文件,并将其转发到程序的下一阶段。

随着业务的发展,需要雇用更多的员工,从而导致费用的增加。旧的费用报告方法可能无法应付激增的费用。传统的系统容易出错,维护成本高。网络费用软件提供了许多优点,可以节省企业不必要的开支。因此,您需要的是一个可伸缩、快速和方便使用的解决方案。

2的评论

  1. tomtomaps 2021年1月16日
  2. Shayur大师 2021年2月2日

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