业务费用管理自动化

控制费用收入,让你的团队做好审计准备

收据是费用管理程序的重要方面。一个公司如何处理所有的收据?收据管理是否给你们的会计和财务部门造成了障碍?

如果你想说明一个错误费用报告在美国,收据是强制性的。收据在名片对账方法中也起着关键作用。此外,它还可以用于正确匹配事务记录。如果银行对账单和内部财务记录之间有差异,你可以识别出来。

收据有助于企业保持正确的记录和监控所有支出。这是证明已发生费用的证据。在IRS税务审计的情况下,费用收据是至关重要的,以确认申报表和扣减是可行的。缺少支出的证据可能表明你的公司对财务问题并不认真。此外,这可能意味着该业务不值得信赖,扣减/收入不适当。

因此,处理收据是一个很好的练习,以确保您的团队保持审计准备。在这里,我们提出了过时的收据管理的争议,以及如何利用基于云计算的费用管理软件来解决这些挑战。

传统收据管理的挑战

几乎每个组织都面临处理收据的挑战。这些收据很难管理,因为它们很容易丢失和损坏。对于工人们来说,这可能意味着上报费用的延迟和报销的损失。对于财务团队来说,在保持审计准备的同时可能会产生问题。

一些主要的挑战是:

a)存放收据,以免放错地方
b)确保纸质收据没有损坏
c)容易获得某些收据

用现代技术管理收据

随着企业的发展,处理员工收据变得令人生畏。您的团队需要确保费用报告符合政策。所有的收据都需要整理、储存和小心处理。当利用旧的收据管理方式时,它变成了一个耗时的折磨。

当谈到收据管理可能给公司带来的障碍时,开发者已经提供了最好的解决方案。它已经导致了技术的进步,如收据管理应用程序,扫描仪,和费用管理解决方案.这种由自动化驱动的更新可以帮助您简化处理收据的程序。

以下是进化的独特优势。

1.无限的云存储收据

虽然工人们提交了大量的实体公司收据,但要监控所有这些收据可能会令人生畏。团队成员可能会忘记提交的费用报告。附在报告上的收据可能会丢失、被篡改或处理不当。

通过自动化的费用管理系统,用户可以获得无限的云存储。该功能负责批量收据和报告。这些报告可以在一个单元中处理和存储。它消除了丢失费用记录的可能性。将所有记录存储在云中表明可以从任何智能设备和任何时间访问这些记录。它使团队访问报告变得简单。

2.查看和监控公司费用记录

当需要处理大量的发票、收据和记录时,传统的流程可能会被证明是低效的。监视和访问所有的费用记录变得很有挑战性。

在线旅行和费用解决方案帮助将员工的费用记录集中存储。这种存储确保了收据、商业信用卡对账单和交易对账单的容易访问。该解决方案为用户提供了根据费用类别、日期、员工姓名、地点等查找收据的灵活性。

费用报告中的此类信息可以在单个窗口下进行审核和批准。另外,如果费用报告有待批准和报销,活动可以相应地进行。

3.不再延误费用报告

当员工进行与公司相关的支出时,很难监控收入。此外,由于费用报告涉及的所有障碍,它可能会被推迟。因此,收据可能会被放错地方并被篡改。这将导致提交报告的延迟。未报告的支出可能导致不适当的支出趋势。

收据扫描功能可以帮助工作人员在运行中捕获和扫描收据,报告可以直接从移动应用程序提交。报告可以安全存储,防止损坏。另外,可以对违反策略的费用进行审查,从而消除来回冲突。

收据扫描工具鼓励按时报告费用。这使得偿还过程无缝且快速地进行。实时政策检查可以确保你的公司不会花很长时间检查收据。它让财务部门有时间花在重要的活动上,同时始终保持审计准备。

费用报告解决方案使处理、组织、监控和查看收据成为一种无缝的方法。各种功能,如集中存储和无缝云访问,帮助您以轻松的方式组织和维护收据。此外,高级应用程序的所有这些好处确保了一切都是完整的,团队仍然准备好接受审计。

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