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首席财务官在采购支付自动化中必须知道的关键步骤

在大流行之前,战略的重点是节省时间和降低开支。但现在,预算、方法和商业模式每周都在发展,因为财务团队都在努力维持业务。

为了控制支出,许多领导人希望财政过程的各个方面都透明,并基于趋势和数据提出建议。因此,越来越多的首席财务官正寻求使采购支付程序现代化。

为什么企业需要自动化P2P流程

自动化采购支付方法并不意味着需要一个完整的ERP替换。它是关于利用新技术来优化一个组织的购买和支付商品/服务。对于那些努力想要了解其功能概况的企业来说,这是无价的。此外,那些成功实现了流程现代化的公司正在体验以下关键好处。

节省时间

Procure-to-pay自动化将接管消耗员工时间的手工任务,如打印、扫描、归档和手工数据输入。此外,发票被路由以获得批准,从而避免工人手动追赶人员。超过85%的发票是通过三种方式成功匹配的,因此AP部门只管理例外情况下的发票。它给了公司更多的工时,使员工能够专注于更有价值的活动。

减少费用

P2P操作的现代化为高级管理人员提供了对公司运行状况的全面了解。它允许采购在不同类别下有预先批准的支出,以完全控制支出,并能够从首选供应商购买物品,以防止特立独行的支出。供应商的业绩细节很容易获得,美联社支付了关于多少早期付款被捕获或延迟付款费用的统计数据。所有这些细节都能让财务专业人士通过谈判来制定更好的价格,防止供应商要价过高,并制定更好的支出策略。

最小化人为错误的可能性

除了节省成本外,人为错误的风险也大大降低。在程序完全自动化的情况下,人为错误完全被根除。传统P2P过程中的人为错误包括支付错误的金额、重复的发票等等。

透明度

金融专业人士在融资过程中往往缺乏透明度。他们中的许多人不知道在给定的时间发票在哪里,或者购买订单是否已经完成并收到。及时完成应计项目或及时解决问题是很有挑战性的。在采购支付自动化软件的帮助下,财务团队可以用一个接口在一个系统上处理完整的P2P方法。首席财务官将能够了解趋势和团队朝着目标的进展。

P2P自动化的各个阶段

这种方法的范围从要求产品/服务到发出采购订单、收货、最后处理和支付供应商发票。成功的公司正在通过自动化P2P自动化所涉及的每一个步骤来实现P2P程序的现代化,这些步骤可以通过更改这些任务获得。

获取发票

各种发票可以通过自动化自动捕获。通过捕获、匹配和批准结果的发票的非接触式处理AP部门只有管理异常。像缺少采购订单号,未注册的供应商,重复的发票等问题,在产生重大问题和更多的下游工作之前就在源头停止。

批准的发票

自动批准可以通过电子方式发送发票,从而减少批准时间。可以配置基于层次结构、角色和可变审批限制的复杂规则,以确保遵守业务支出策略。工作流自动化还可以实现跨多个实体公司的审批路由。

匹配的发票

发票、采购订单和收到的货物票据的自动匹配消除了手工的基于纸张的处理。像OCR这样的现代技术通常会直接处理高达85%的发票。

征用

请购自动化确保企业从一开始就完全控制组织的开支。财务专业人员可以与批准的供应商生成预定义的目录。请购人可以直接从集合中选择产品。这意味着完整的可见性得到了很好的维护,关于购买什么和出于什么原因。

ERP集成

一个自动procure-to-pay解决方案与公司现有的ERP解决方案无缝集成。它确保了对整个P2P方法的细粒度洞察,以及对每个交易的审计跟踪。报表分析使财务负责人能够不断跟踪和增强P2P运营方法,并在提供准确及时的月末报表的同时增加运营方法。

超过75%的首席财务官认为自动化和数字技术是提高运营效率、客户体验和创新能力的最佳机会。但最重要的是,在这种情况下,技术可以提供保证和策略,通过提供洞察力来控制支出。通过了解采购到支付自动化的各个阶段,高级专业人员可以发现公司内部的程序,这将极大地受益于实现自动化,就像其他人一样。

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