费用报告的解决方案

如何更新远程员工的费用政策

如今,随着更多企业从家庭政策实施工作以保护员工的健康,需要一些重要的改变。一种强大的旅行和费用政策必须确保正确地修改所有现有的业务策略和职责。作为审查的一部分,财务部门要求就员工费用提供明确的指导方针——远程工作时可以报销哪些费用,不能报销哪些费用。

让我们看看如何更新策略。

查看现有的费用政策

如果策略不能显式地涵盖远程工作,则需要添加它。必须制定合理的文件/协议,以确保员工不会因为新的安排而受到经济上的冲击,同时还要平衡员工不必通勤的潜在成本优势。

必须传达对组织规则的任何更新和更改,并介绍遥控策略指南的一部分,包括主要雇主职责。

远程员工可以声明什么

远程员工必须能够申请完全出于公司目的而产生的额外费用。不论工作人员在哪里工作,费用都是相同的,不应包括在内。财政部门面临的挑战是试图区分这两种类型。在这里,我们将介绍几个重要的领域。

工作场所设备

如果在家工作需要购买额外的设备,这些费用可能需要报销。它可能用于购买业务需求所需的软件解决方案许可证。这些费用是强制性的。员工将拥有远程工作所需的必要基础设施,比如笔记本电脑。经理们还可以查看一下现有的基础设施是否可以运到员工家里。

静止资源

如果员工不能到办公室去储存信封、纸张、墨水和其他东西,那么这些费用就需要有一个好的费用政策来支付。根据远程工作政策将要实施的时间,经理还可以看到向所有远程员工发送办公用品的相关费用。

电、电话和宽带账单

如果员工支付了一些由于远程工作而产生的额外电费,这些费用必须得到补偿。如果超出员工在办公室的平均运营成本,这些成本是合法的。

如果员工的固定电话用于办公室电话,则需要报销这些成本。逐项账单必须帮助确保个人呼叫和企业分开保存,如果在家中持续工作,企业可以考虑建立指定的宽带连接以保持控制成本。

房屋保险

一些房屋保险将包括任何豁免,这被认为是专业的。为了获得完整的保险,远程员工可能需要购买专门的公司政策。额外的费用需要报销。这些检查应该确保保险不包括员工使用的企业设备。

员工不能宣称的事情

偏远工人的政策不应涵盖不论工作人员在工作的地方所产生的费用。它包括租赁费用,财产维护成本,抵押等等。

跟踪和管理远程员工成本

财务部门远程办公,使用数字应用程序意味着费用管理可以正常进行。必须消除对纸质文件的依赖,以数字化方式管理索赔。基于云的费用管理解决方案使远程财务团队成员能够继续处理和跟踪成本,实时访问提交的索赔。通过智能手机使用费用管理工具可以实现完全无纸化的操作。

对于使用纸质系统运营的员工,​​可以提供有关如何在数字上提交信息的说明。纸质收据可以通过使用手机摄像头转换为数字图像并作为邮件附件发送。生成单一的电子邮件地址或在线存储帐户,其中发送所有索赔将有助于保持程序可用于遥控工作融资员工。

远程工作的税务影响

作为升级过程的一部分,财务部门必须检查适当的税务当局如何对待远程工作人员的经历。这是一个复杂的领域,税务当局试图提供明确的指导方针。远程工作现在被认为是至关重要的,而不是一种可选的安排,它可以改变费用成本管理的方式。

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