改进发票管理的关键步骤

改进发票管理的关键步骤

作为一个商业领袖,你必须购买东西来管理组织。当你从许多供应商和供应商那里购买时,他们会发送发票。不处理发票可能会导致关系混乱、延迟付款和额外费用。为了正确处理业务票据,采取措施加强应付账款方法。

应付账款(AP)是经营业务中具有挑战性但至关重要的部分。因此,使用这些步骤来了解如何增强AP过程。

  1. 标准化AP工作流程方法

重复是有效AP方法的关键。建立一个从收到账单到付款的发票处理的标准化解决方案。把发票放在一个集中的地方,这样你就可以很容易地找到它们。按日期和优先顺序订购发票。例如,把账单按照最近的到期日组织起来。利用应付账款账龄报告来处理发票到期日期。AP账龄报告帮助您检查哪些供应商的付款超过了到期日期。

  1. 设置提醒

采取主动方法来处理AP。忘记付款可以很简单,让一些发票穿过裂缝。通过建立提醒,您可以在截止日期通过之前处理账单。这些提醒有助于您预测费用。使用日历来处理发票到期日,并设置警报,此时自动通知您何时何时响应。

  1. 去无纸化

电子账单可以使AP方法更容易。您不必等待收到的账单邮件。此外,纸张发票可以简单地损坏/丢失。在线账单有助于您防止由于丢失的硬拷贝账单而预防延迟付款。少数供应商为您提供获取纸张或电子发票的选项。鼓励供应商发送电子邮件发票。为他们提供所需的联系方式。获取在线发票后,您可以将其导入自动帐户应付系统。

此外,您可以扫描并将纸张发票扫描并上传到基于云的应付账款解决方案这样所有的账单都完好无损。只要可能,为日常供应商建立在线支付。您将需要详细信息,如联系信息、欠款金额和帐户号码。有了在线账单,你可以用智能手机或电脑支付。没有必要担心手写的支票或购买邮资。

  1. 归档数据

AP管理的最佳实践之一是在获得账单文档后立即跟踪发票数据并将其保存在在线文件中。它包括发票、采购订单(PO)、来自供应商的通知和收据。保存这类文件有助于你准确地支付发票。你知道什么时候该付账单,该付谁,付多少,付什么。在回答发票问题和填写小企业纳税申报单时参考相关文件。

  1. 去折扣

当您欠金额时,AP方法流量变得更加紧张。尝试在您所需要的供应商,服务和库存上寻找折扣。少数供应商提供提前付款折扣。搜索供应商在截止日期前取得票据的金额。此外,学习谁收取迟到的费用或利息,并防止向供应商付款延迟付款。

当你每天大量订购某些商品时,你可能会通过批量购买获得折扣。当你批量购买的时候,你需要订购大量的商品,并且总共有折扣。它最终可以在未来省钱。只要确保你需要什么,你的订单之前购买的批量。

  1. 更新联系方式

到达您的供应商至关重要。因此,请获取供应商的当前电话号码,电子邮件ID和邮寄地址。编译供应商联系方式进入集体空间。您的供应商也需要伸出援手。确保您的联系方式升级所有通信渠道。

  1. 保持强劲的关系

与供应商的强大关系是应付账款效率的关键部分。建立信任有很长的路要走。供应商的关系可以帮助您在多种情况下,从而需要移动延迟截止日期。确保尽可能按时支付供应商。当你不能付钱时,会清理它。

当您意识到您将无法在截止日期之前联系供应商。将解决方案一起出现,你们两个都可以同意的付款计划。供应商关系有助于您了解您所需要的事情。此外,您开发您的网络,因为忠诚的供应商可能会向其他人提倡您。

  1. 预算费用

生成业务预算可以帮助您防止延迟付款,从而提高AP的端到端程序。你知道你应该付多少钱,需要付多少钱。使用发票来确定每个月的账单加起来是多少。在创建业务预算时,确保你有这个数量。利用这个预算和发票的到期日期到时间的费用。

利用电子发票管理软件已成为每个中小企业的必然选择。不仅是为了提高现金流绩效,也为了提高客户数据的安全性。当你掌握了有效处理你的发票管理系统,您可以肯定会使发票预算友好,更快,更高效。

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