旅游管理软件

在新冠肺炎疫情及其后的世界管理商务旅行和费用

在最近的大流行后,商务旅行管理变得更具挑战性。Covid-19已经改变了公司旅游景观,带来了新的困难和未知数,而作业的平常需求仍然存在。虽然我们无法预测未来,但毫无疑问,大流行将对企业旅游经验和商业计划产生长期影响。

现在,大多数公司为了员工的安全,在差旅和费用方面都采取了灵活的政策。根据最近的一项研究,约65%的公司表示,他们已经修改了旅行安全和安保政策。大约55%的公司表示,他们已经建立了新的程序和技术。此外,不必要的商务旅行也受到了限制,企业对商务旅行的审批也更加严格。

然而,“下一个新常态”将是全新的;通常,它可能会增加对企业已经在从事的领域的关注。在这篇文章中,我们提出了一些建议,以解决影响商务旅行管理的一些主要问题——不仅是现在,而且是将来。

处理航班取消和退款

在流感爆发后,企业差旅停止,恢复到之前的水平可能需要几个月的时间,因此您需要尽快制定一个可靠的战略来处理这个问题。

一次取消的旅行可能会让你花很多钱,主要是因为退款从来不会用于未来的旅行。这为巨额亏损打开了大门——对各种规模的公司来说,这是一个令人担忧的前景。实现退款政策跟踪系统可以帮助您获得跟踪未使用机票的实时报告,并制定收回这笔钱的计划。

控制差旅开支

无论在企业旅行中发生什么,控制费用并更好地利用资源是商业旅行管理团队的持续挑战。

一个健全的差旅和费用管理系统让你的员工更容易遵守规定,帮助你获得酒店的优惠价格,并提供实时数据和透明度,以做出更好的决定。最新的基于云的系统易于实现,可以将您的差旅和费用管理提升到一个新的水平,提供工具来定制您的操作。

机票是旅行支出的主要部分,因此降低这些成本并获得尽可能最好的票价是必要的。但是,在这个前所未有的时代,要做到这一点并不容易——航线减少,边境关闭更多,政府立法也在不断变化——机票价格已经变得非常不可预测。

这种凌乱的情况使得难以确保你的员工获得最低票价。如果没有合适的企业旅行管理系统,您几乎肯定会最终为机票付出太多。实现Airfare Price Tracker等高级工具可以帮助您监控票价的变化并获得最优惠的价格。

安全支付方法

当你从整体上审视你的商务旅行计划时,考虑你目前使用的支付方式是否提供了防欺诈保护、灵活性和透明度是至关重要的,这些都是你提高运营效率所需要的。

在过去的几年里,虚拟付款卡在商务旅行中已经在很大程度上实施了。此付款方式的中央结算选项消除了典型商业信用卡的风险和不便。您可以为特定用途,供应商和位置设置虚拟付款卡,从而减少欺诈活动的可能性。当这些控件到位时,和解也很容易。

主要是,启用商务旅行预订虚拟支付卡消除了由于卡的集中性质和不受任何个人卡或账户限制的信用限制问题。此外,机票价格跟踪可以寻找更便宜的航班,并自动重新订票。没有了信用额度的限制,你的旅行管理系统可以重新预订机票,更好地节省开支。

更好地利用出行数据

随着商务旅行开始反弹,可能会有数十名员工随时计划、预订和出差。由于大量的预订同时发生,你很难清楚地了解你的旅行计划。

当您的差旅和费用管理系统允许您运行报告、查看报告并分析特定趋势时,您就有更好的机会纠正任何问题并利用任何机会。但是,要确保你的差旅和费用管理解决方案能让你更好地利用差旅数据,并加强你的决策。

优先考虑旅行者健康

虽然员工的需求有时很容易被忽视,但它是企业差旅管理运作的关键因素。即使你在追求省钱和让你的旅行计划更有效率,对员工健康的投资总是值得的。

不管你想通过差旅管理实现什么目标,一定要把考虑员工经验的政策和实践优先考虑。因为额外的压力,生产力的损失,远离家人的时间会对员工产生负面影响——最后,对你的组织也会产生负面影响。相反,当你的员工知道他们的幸福是一个问题时,他们会更快乐,更有生产力,更有可能在困难时期坚持在公司工作。

一个完善的员工健康计划,考虑到航班延误、取消、休息室通道、中间座位等因素,是必要的,以提供一个丰富的图景,个人旅客的健康在一个给定的点。一个先进的差旅和费用管理系统可以提供必要的工具,以改善员工的体验,避免不满和倦怠。

制定新冠肺炎后商务旅行政策

Covid-19不仅对旅游业产生了持久影响,也对世界各地人们联系的方式产生了持久影响。商务旅行经理们曾经认为理所当然的一些东西——人际交往、召开会议和随意出行的能力——也受到了影响。过去有效的商务旅行政策现在已经过时了。尽管如此,复苏将会发生,尽管它可能是缓慢和渐进的。

随着企业慢慢地重新引入旅行,您需要确保您的差旅管理政策考虑到新现实。对于初学者来说,您应该重新审查如何平衡,并在紧缩预算范围内提供护理义务。保持最新的旅行限制的变化以及尽可能多地进行自动化以复制不断变化的情况。此外,机票价格的变化 - 是否由于灵活性增加 - 始终是监测的智能事项。

无论你的差旅管理需要做什么修改,都要确保你的差旅人员了解并了解这些新规定。请他们更新他们的联系方式,按照你的政策订票,并告知你新政策可能造成的任何不便。有一个最新的和透明的差旅政策,使你的差旅和费用管理的目标完全不同。

综合技术反映您的旅行政策

通过投资于集成的差旅和费用管理系统,您可以减少延迟和痛点,提高生产力、遵从性和您的总体底线。在线解决方案提供员工所需的一切,从航班、酒店到火车和出租车。有了在线差旅和费用管理,你可以更好地控制成本,简化流程,以及员工关怀。此外,通过移动应用程序提供直观的旅行预订体验,员工将能够搜索、预订、修改行程,并在旅途中提交费用。经理们只需点击一个按钮就可以审批员工的差旅费。

集中系统对跨组织差旅管理非常重要

今天,公司更倾向于使用全球商务工具来进行差旅和费用管理,而不是使用分散的系统,使用多种和不相关的解决方案。拥有一个集中的系统可以确保数据本质上是准确和标准化的。例如,如果决定改变差旅和费用政策,差旅经理可以快速和轻松地部署新的战略和设置。对于拥有多个业务单元的组织,您只需要在一个地方更改策略,并且它将被复制到世界各地的所有员工。

结论:

旅行,数字转型和商业可持续发展将在恢复活动时继续对公司的议程重要。随着数字转型在思想之上作为业务优先事项,旅行将重新出现,因为比以往任何时候都更具弹性,更可持续,更可持续。因此,技术将作为恢复的推动者和加速器发挥至关重要的作用。通过正确的旅行政策,新技术的开发和实施将加速降低风险,欺诈和提高员工信心。

数字化转型的目标是创建一个对变化更有反应的公司——不是作为一个事件,而是作为一个持续的现实。一个在线费用管理解决方案集成的差旅管理系统可以丰富您的商务旅行,并有效地响应新的需求。

发表评论