在线文档管理软件 - 提示,关注和考虑 - 第三部分

在本系列的先前帖子中,我们一直在深入了解文档管理系统(DMS)并试图消除任何人可能对其的疑虑。在这篇文章中,我们将看一些帮助用户利用它的提示,并获得最佳系统。

教育您的用户;使用DMS强制性:当您在工作场所部署S DMS时花费了金钱,如果您的员工不使用它,则没有获得ROI。一些人会有一些令人担忧的是使用技术或一些蔑视它的人。确保您使用DMS强制性。确保您为您的员工教育如何使用本软件,因为它可能是他们以前从未使用过的东西。

利用所有功能:许多文档管理系统具有多种功能,可能似乎冗余或您的业务功能。但是,您需要了解该功能存在的原因,并尝试查看要使用该功能使用的方法。再次,当您无论如何为此付出代价时,您也可以看出充分利用它的方法。您可以随时减少或增加所需的功能数量,因为大多数服务提供商提供不同的定价计划,具有不同的功能。

安全:文档管理的一些非常重要的方面是安全性和数据完整性。当软件安全时,可能会导致灾害的用户侧可能存在错误。任何具有正确用户名和密码的人都可以登录并访问重要文件。确保您的密码受到保护,仅对需要的人已知。您可以设置基于角色的权限,以限制可以访问重要文件的人数。

我们将在下一期间看到更多。