人工费用管理自动化

减少人工费用管理流程背后的原因

当你使用excel电子表格、纸质收据或两者同时使用来管理员工费用时,你必须考虑的问题就很少了。

  1. 您的组织是否厌倦了通过论文或在电子表格中手动输入数据?
  2. 你的员工一提交报销单,你就给他们报销吗?
  3. 你的组织是否担心费用被盗?

如果你对这些问题没有合适的答案,那么是时候改变一下了。

费用管理系统如何帮助你

一个自动化的费用管理软件避免使用纸张、excel电子表格和手动报告费用,包括大量艰苦的工作、缓慢的报销过程和丢失收据的潜在风险。

那么,如何更好地管理你的开支呢?在这里,我们提出了一些基本问题,这些问题将帮助您决定现在是否适合使用在线费用管理软件解决方案。

  1. 员工无法在路上提交费用报告

在路上出差的员工需要维护他们的费用收据,并在到达办公室后才提交。让旅行者在旅行结束后找到并安排他们的收入并不是一件容易的事情。在一个移动费用管理解决方案旅行者可以节省宝贵的时间,并提高在任何智能设备输入费用和收据副本时的效率。

  1. 人为失误的可能性

当您必须继续手动输入数据时,就有很高的可能性出错。使用纸质收据来监控这些错误是极其困难的,手工过程使我们很难找到错误的起点。OCR技术消除了与人为错误相关的问题。它捕获收据,并将其发送到帐户,同时保存收据存储库,这样您就不会再丢失收据了。

  1. 费用欺诈会让你付出更多代价

在美国,费用欺诈是每年近30亿美元的重大问题之一。近60%的欺诈案件是由员工手工提交费用造成的。人工费用流程缺乏安全性,比如监控政策遵从性和消除任何可疑索赔,等等。然而,现代费用管理解决方案具有审计跟踪功能,提供第二个审查过程,以捕捉错误和费用欺诈。

  1. 报销延迟

在缓慢或延迟的报销过程中,您的员工需要向人力资源经理或去工资部门查询。这会导致工作效率低下。利用一个自动费用管理系统有助于采取你的每及补助费考虑并设置限制,让员工避免任何超支。它将逐渐帮助员工避免提交在未来可能引起疑问或疑问的费用报告。

有了在线费用管理系统,员工可以随时登录自己的账户,查看自己的报表状态。此外,当员工需要澄清费用报告时,他们可以收到电子邮件通知。

所以,如果你必须使用人工费用管理来做大量的行政工作,对费用报告有疑问,面临审批流程或延迟报销的问题,那么这是转换和利用费用管理系统的好处的最佳时机。

留下一个回复