自动采购软件

数据和分析在增强采购函数方面的重要性

采购函数具有丰富的数据,可用于增强整个过程的性能。大多数企业没有适当的工具来捕获这种类型的数据,更小于应用分析并将该数据转换为有用的东西。

通常,采购系统仅收集交易数据和行项目信息。但是,此过程遗漏了向购买决策的上下文提供的数据,例如供应商的信息以及审核和审批流程。

如今,数据是商业成功的重要工具。以可用的形式收集准确的数据是解决问题的必要条件采购问题,避免部门问题,或认识到如何从你的采购方法中获得更多的价值。

超过以往,组织需要其数据的可操作见解,以提高公司每个部分的性能。在这里,我们解释了采购提供了哪种类型的数据,如何收集它,如何查看数据分析的好处,以及技术在整个过程中的作用如何发挥至关重要的作用。

采购提供的数据是什么样的数据?

从采购中收集的数据可以让你深入了解各种消费模式和习惯。采购过程还可以提供数据,为改进采购决策提供上下文。这包括有关审查和批准请求或与供应商或供应商建立新合同的步骤的信息。

您还可以收集关于遵从性和总体性能的数据。包括与生成POs所需的时间有关的信息,员工是否遵守采购规定,以及计划支出与实际支出的比较。

你可以从你的供应商那里收集很多其他的数据,比如联系信息、报价和合同,这些对于保持你的采购团队顺利运行是必不可少的。您还可以跟踪与供应商相关的性能数据,例如他们完成您的订单的速度,以及他们是否快速响应问题。

如何收集准确和有用的信息?

仅仅因为数据始终可用并不意味着它可以易于收集,尤其是有用的形式。您需要验证所有支出是否正确分类,这意味着您需要一个标准分类工具。通过高级支出分类系统,更容易分析您收集的数据,并为未来有效地使用它。

手工收集干净、准确和有用的数据变得很困难。带有采购订单模块的高级软件解决方案可以自动执行法规遵从性,跟踪支出类别,并收集与采购功能相关的每一条数据。

如何使用采购资料?

自动化系统收集所有类型的采购数据以一种易于阅读、获取、使用和学习的形式。您从收集这些数据中获得的见解将帮助您的企业发现节省资金的机会,开发有效的采购策略,执行合规,并创建准确的预算。它还可以为采购经理提供他们需要的有用数据,以与他们的供应商和供应商建立更好的关系。

采购数据还可以为您提供实时支出可见性。自动化系统实时更新数据,因此您将始终有关资金的最新信息以及谁。当采购过程中出现问题时,准确的数据也将提供警告标志。

如何将分析应用于采购?

分析帮助你收集所有与支出、合同、供应商等相关的数据,并将其结合起来。采购分析的初始阶段是描述性分析——它从正在处理的数据开始,并创建其摘要,以提供关于发生了什么以及未来需要改变什么的信息。

接下来,您从诊断分析开始。此阶段运行统计模型以回答这些特定问题。然后,您可以引入预测分析,以查看当前和过去的数据以预测未来的趋势。最后,使用预测模型来增强决策,并找到任何特定情况的最佳行动方案。

当您在未来的采购中同时应用所有这些层次的分析时,您将在采购过程中进行变革性的更改。使用采购分析可以降低运营成本,降低风险,并提高采购对整个业务的战略影响。

底线

随着采购变得更加数据驱动和更少的流程驱动,您将通过投资自动化系统来帮助您的业务留在事物之上,以简化采购过程的每个方面。在线软件解决方案SutiProcure将使您的采购团队能够轻松收集数据并使其可用于将来使用。它提供了随时收集,存储和访问采购数据所需的必要工具。该解决方案通过以易于使用的格式收集数据,使整个采购过程更容易员工。

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