应付账款的软件

帮助你有效处理应付账款的技巧

在目前的经济形势下,企业不应该错过提高营运资本的机会。要想成功,你需要制定一项战略,在资产负债表上现金紧张的情况下提供灵活性。所有这些都始于一个高效的AP管理解决方案。

关键优势

组织变革对于培养营运资本文化至关重要。对于中小企业来说,它可以产生关键的好处。细化应付账款流程提高现金流预测的准确性,使美联社团队可以制定更好的预算。它定位一个公司,以提高流动性,并帮助防止资金缺口,同时赚取巨额利润。基于云计算的应付账款管理解决方案可以提供多种见解,以帮助加强谈判能力,并帮助您与更好的供应商合作。

主要风险

没有部署好的AP方法会妨碍您的业务及时处理发票、利用优势,并在需要时与供应商设置较短或较长的付款期限。

  • 严重依赖传统方法,因为它们容易出错。在审批申请时尤其如此。
  • 过度延长付款周期,从而导致失去获得早期付款折扣的机会
  • 在计算资本支出成本之前接受折扣
  • 提供程序的数据输入错误
  • 未能确认交货是否符合合同条款
  • 没有为每个订单发出采购订单
  • 未能建立防止重复、不准确和遗漏付款的系统或方法

目标是尽可能地减少错误。如果您没有可用的劳动力,几个AP系统可以帮助监视一切。

据美联社管理战略

组织必须对AP管理采取战略方法。采购和AP团队需要与更高的管理层合作,以在整个公司建立一个营运资本文化。

在处理发票的过程中,有很大一部分是这样的。发票是否及时收到并处理?公司必须实施一项管理战略,通过优化应付款项来释放营运资金的重要性得到优先考虑。由于许多企业可能会选择采用自定义的方法,一些策略是全面有效的。

部署健壮的治理实践

它不仅将加强内部控制,而且也将在完整的应付帐程序和合同审查方面的人工错误减少到最低限度。

集中的美联社

通过使用一个共享的报告服务环境,所有的工作人员都将遵循一个共同的标准和实践。同时,根据既定的标准来衡量每个人的表现也变得更加容易,这样公司就可以用更少的资源在更短的时间内完成任务。这种方法将成本降至最低。

去无纸化

考虑使用电子数据交换自动化AP管理。一个考虑与供应商进行电子沟通的组织可以简化批准方法并及时付款。它允许你利用可用的折扣和折扣来按时或提前付款。

使用一个强大的应付账款自动化解决方案确保您的业务可以管理各种任务,并节省时间,包括:

  1. 批准征用
  2. 接收和核对发票
  3. 自动生成订单
  4. 监控货物收据

依靠自动化技术,可以通过电子方式扫描发票、监控送货收据和解决纠纷。

采用供应商门户

必须设置供应商门户,使供应商能够监视业务正在执行的操作。它可以包括以下活动:

  1. 订单状态
  2. 产品短缺
  3. 付款收到了
  4. 安排交货

部署供应商门户最小化了人工错误,同时为供应商提供了便利。此外,它有助于提高订单的准确性。

管理工作流程

生成管理工作流有助于快速识别问题,提高AP方法的效率。此外,它还解决了流程瓶颈,优化了一切,从而有效地促进流动性管理。当涉及到购买批准时,您必须定义多个购买所需的权限级别。它可以根据数量或价格而有所不同。

流程优化

在应付账款小组中,有一些主要职能需要精简。

供应商选择方法

设置一个首选供应商列表,以防止特立独行的购买。该方法还使公司能够谈判出最优惠的条款,以简化营运资本。

  1. 寻找机会协商更好的付款条件,包括尽量减少滞纳金。
  2. 确定供应商谈判的优先顺序,确保主要决策者参与其中。
  3. 为战略供应商构建供应商性能记分牌,以便在谈判期间获得优质的服务、增强的客户服务或更好的价格。

厂商主数据设置方法

在你与供应商协商条款后,你应该保存这些数据。不准确的数据输入可能导致的不仅仅是支付错误。它可以导致拖欠,阻止你能够得到可用的折扣,并可能导致供应中断。

  1. 在其他定期折扣的基础上,每日升级支付条款和数量折扣的可用性。当合同条款发生变化时,确保主数据被相应地修改。
  2. 保持sla反映在会计软件中。供应商主数据需要详细说明服务信息、交付时间线、供应商职责等等。
  3. 用文档管理软件适当地存储合同。

计价方法

对发票方法的良好管理对于提高流动性至关重要。

  1. 拒绝支付错误的发票-任何错误都会导致发票被退回给供应商。
  2. 部署EDI解决方案,使您能够以电子方式获得发票。
  3. 开发适当的渠道和方法来管理报告和异常。
  4. 利用三路匹配来匹配发票号、采购订单和货物收据。

会计和报告

在你能够积极处理应付账款之前,你必须确保你的报告是准确的。如果没有这些细节,一些组织就无法清楚地知道他们花了多少钱,什么时候支付供应商,以及多久支付一次。这就使获得最优惠的付款条件变得很有挑战性。

  1. 核对发票是否符合POs和合同条款。
  2. 投资自动化和实时报告功能来管理对账。
  3. 在每个发票发出之日就对其进行付款,以保持系统的适当性。
  4. 监督所有付款,包括供应商付款。

成功的AP团队将手动方法自动化,并了解与供应商保持稳定的业务关系是多么重要。付钱给供应商是不够的。你需要和他们一起工作。你对待你的供应商越好,你从他们那里得到的交易就越好。因此,为您的业务寻找最好的应付账款软件,并研究各种方法来简化应付账款流程,并观察您的营运资金增加。

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