费用管理软件

手动费用管理流程的前3个挑战

无论是初创企业还是大型企业,每一分钱都在任何类型的业务。您必须跟踪公司费用以控制财务并提高盈利能力。如果没有立即解决,数据不准确的数据和错误的成本可能对您的业务财务产生负面影响。

如果您的组织仍然使用纸张收据和电子表格手动管理费用,则报告可能不准确的可能性,这造成了更大的企业风险,并可能阻碍整个公司提高整体生产力。

尽管传统流程可能足够适用于偿还员工,但是在累计时,较小的不准确可能会产生重大问题。

在这里,我们讨论了与手动费用管理流程相关的一些挑战,以帮助您了解和相应地响应。

不清楚的费用政策

每个公司都有自己独特的旅行和费用政策。通常,这些费用政策可能会令人困惑,使员工和批准者都难以理解。员工和雇主都必须手动检查每项费用,以确保政策合规性。

如果员工不明白哪些费用下降,则根据哪个类别以及这些费用是否符合公司的规则,可能意味着公司和雇员的时间和金钱。

此外,批准者难以跟踪和验证每个员工对公司政策的每一项费用,以消除任何费用报告错误,可以增加公司的额外费用。

延迟员工报销

大多数公司都说时间是金钱。但是,古老的纸张的费用管理程序太耗时,易于错误。可能是由于员工必须采取的时间来收集收据和文件的费用报告,然后使用适当的支持文件,然后更多时间进行审批人/经理检查和验证费用索赔。

结果是冗长的费用报销循环。根据Paysteam Advisors进行的研究,超过16%的中级公司感到长期以来宣称作为最重要的挑战,因为它们失踪了更积极的行动。

不良费用可见性

批准者必须彻底仔细检查每份费用报告的所有关键细节,以消除批准假或夸大费用的可能风险。检查每个费用接收到支持文档,以查找具有手动过程的假,夸大或重复收据是耗时和繁琐的。

在基于电子表格的过程中,有很高的可能性,不准确的数据可能无法选中,这增加了公司的成本。

底线

然而,通过使用全面的费用管理解决方案可以消除上述挑战。自动化整个费用报告提交过程允许员工扫描并以正确的支持文档以数字方式扫描并提交其费用,无论时间和/或地理位置如何。

一旦员工以数字方式提交其费用,软件就会自动提取来自消费收据的重要数据,使用光学字符识别(OCR)技术,提供完整的可见性,他们需要消除任何伪造或夸大的费用。

它自动化基于规则的策略执行,使财务团队更容易轻易拒绝禁止策略索赔。因此,投资一个费用管理解决方案帮助您简化费用批准和报销周期,同时确保规范合规性。

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