初学者指南
费用报表管理软件

如果你想了解更多关于费用报告软件的知识,或者正在为你的业务寻找一个一流的费用解决方案,这里有一些信息可以帮助你
帮助你:

什么是旅行和费用报告软件?

旅行和费用报告软件(T&E软件)通过消除纸张,减少手动错误,从存储纸张收据的麻烦中释放用户来简化支出的报销和解过程。通过旅行和费用报告软件,您可以通过将旅行详细信息纳入费用软件来自动化费用报告流程,允许用户从智能手机捕获收据,定义限制和花费策略,并采用本软件中的现有公司广泛的费用实践。与旅行软件的集成有助于您获得员工旅行计划的宝贵洞察力,使您能够轻松弄清楚员工在企业旅行中花费更多的地方。该解决方案允许您获得员工的可见性,同时从购买点完全控制流程以报销或和解。

旅行和费用如何报告软件工作?

现在的费用申报和报销只有四个步骤:

提交

采取抓拍和创建费用条目,即使在行走中,不必保留收据较长时间。

过程

快速处理费用报告与多级批准工作流,而没有费用卡在任何点。

补偿

通过支票、直接存款或任何其他支付方式来加快偿付流程。

分析

通过绘制,排序和枢转的费用数据来了解度量以进行数据驱动的决策来理解度量。

为什么业务应该选择基于云的旅行和费用报告软件?

虽然在线商务费用跟踪有很多好处,以下是一些主要的好处:

费用报告只是点击

获取收据、提交费用、批准报告和跟踪支出,只需点击一下鼠标,就能实现基于网页和移动用户界面的直观操作。

收据管理

使用智能手机即时捕捉收据,并利用光学字符识别(OCR)读取收据数据,并自动生成费用线项目。

移动应用

使用移动应用程序创建费用条目,跟踪里程,捕获收据或批准费用 - 可用于Android和iOS。

信用卡积分

利用直接信用卡集成,允许信用卡收费自动流向正确的用户配置文件。业务费用管理解决方案应该支持从企业到个人的各种信用卡。一旦批准,提交在费用报告的交易直接流入你的会计系统。

合规

将现有的内部策略合并,并将控件作为费用报告软件的一部分,以确保符合预定义政策。限制不合规的费用提交向前移动,或允许用户输入他们所做的为什么以及他们所做的事情。为各种分支机构,部门,部门,用户和名称设置不同的费用策略。

正在寻找云费用报告软件?

谁使用旅行和费用报告软件?

企业

企业的主要重点是成长,而不是管理公司或个人旅行费用。在线业务费用跟踪器应该理解这一点并提供快速帮助您的业务规模的功能。

中型企业

随着您的业务继续起飞,您进入中市,您必须找到更有效地处理费用报告提交的方法。自动化此过程,从支出控制到集成可确保您的业务持续增长。在线费用报告软件使您可以灵活地继续以速度扩展,并为您设置额外和实质性的增长。

大公司

大型组织通过销售旅行和以客户为中心的关系而享有更多的机会。在线费用跟踪器可以从购买点进行自动化的费用报告流程,以报销报销,并帮助企业继续顺利运行运营,并享受额外的增长。

驱使企业选择自动费用报告软件的主要挑战

增加旅行费用

当员工预订不必要的昂贵的酒店、机票和汽车时,他们会增加旅行成本。有一个支出控制系统几乎可以消除这种做法。

策略执行和遵守

策略执法能够减少整体运营成本。拥有一个允许您监控和控制这支花的系统可降低支付禁止禁止费用的超支和遏制。

报销延迟

员工可能会及时努力捕捉,输入并提交其费用报告。这往往会延迟公司卡和解和摆脱口袋报销。费用管理应用程序有助于通过自动化费用报告的捕获,进入和提交过程来减少员工所经历的疼痛。

可见性和报告差

没有颗粒洞察公司范围的花费实践使得很难理解谁在谁度过了更多,在哪里和原因。CFO的,控制器和其他有关方面发现很难在实时监控和跟踪费用,而无需自动化的费用解决方案。自动化企业费用跟踪器通过提供全套分析和报告模块,允许您识别花费趋势,但省略不必要的花费并省钱。

错误

使用电子表格将导致用户疼痛和用户错误。手工输入费用,用手批准,并用手键入会计系统是耗时和浪费的耗时。手动处理费用成本为您的公司时间和金钱。因此,企业需要最佳费用软件来跟踪费用并消除整个过程中的手动要求。

费用报告软件的主要功能

综合旅行预订

综合旅行和费用解决方案允许您和您的员工从集中式平台上预订和管理行程。bob买足球怎么买您的预订详细信息将自动纳入业务费用管理解决方案。

智能语音的费用捕获

通过发言给应用程序创建您的费用报告。利用智能语音技术,因此您不必输入任何内容。

灵活的审批工作流

定义灵活和多级别批准工作流程,以自动将您的费用报告路由到合适的管理人员进行批准。费用管理解决方案允许您根据美元金额,角色,位置,项目和部门头定义工作流程。

用于支出合规性的自动审计智能

全面的审计智能功能允许您为费用类别进行预先存在的业务规则。这有助于防止不需要的花费,允许深入了解每个员工及其实践,并有助于防止非商业相关支出。

实时分析和报告

直观的仪表板通过各种可自定义的报告格式为员工提供详细的洞察,帮助您提出明智的决策。自动报告功能允许您发送PDFS,Excel和其他报告,而无需单击。

内部和外部应用程序集成

与内部和外部应用程序(如ERP或Active Directory)集成,使您可以自动使用费用系统。无需手动输入。这节省了AP团队时间和金钱并减少用户错误。

如何为您的企业选择合适的费用管理软件?

在支出费用报告时,每个企业都有独特的需求。在那里有很多选择,决定右侧的在线费用跟踪器可能很棘手。在评估过程中,您应该考虑:

1.你想要解决什么样的挑战?

令人困惑的差旅政策

定义太多的费用政策限制了员工,可能导致混淆。允许员工快速访问他们所需的相关政策和信息,使旅行者拨备符合公司政策的预订。

笨拙的电子表格和未经授权的预订

基于纸张的方法使整个过程凌乱,没有洞察员工支出。

策略执行

不遵守公司差旅政策在很多情况下会导致特立独行的消费。通常情况下,员工不记得公司的政策或限制,只会做出超出政策范围的支出。

可见性差和透明度

只有在看得见的情况下,你才能控制支出。低效的流程无法实时显示支出情况,你也不知道谁在消费什么以及为什么消费。

报销循环时间的重大延迟

手动费用报告过程是麻烦的,需要批准和会计师来验证和验证数据,从而产生了重大报销延误。

要问的问题
  • 员工如何提交费用报告?
  • 我能很容易找到收据吗?
  • 你的费用申报过程是否耗时过长?
  • 您如何批准费用报告?有正式的过程吗?
  • 您的费用报告过程需要提出什么改进?

2.评估您的技术需求

并非所有解决方案都适合您的公司。评估和选择最适合您需求的人是明智的。确定您的要求,您想要解决哪些问题以及所需的解决方案类型。我们概述了一些问题,可以帮助您为您选择合适的解决方案:

要问的问题
  • 谁使用这个解决方案?是只针对几个员工、某个部门还是整个公司?
  • 您的费用解决方案还需要集成哪些其他解决方案?
  • 技术如何 - 娴熟如何是你的员工?需要多少培训?
  • 您希望在移动设备上可以访问解决方案吗?
  • 你想要解决什么样的挑战?

3.确定预算

本地和SaaS解决方案今天是市场上的两种选择。对于内部部署,您拥有硬件,安装和维护成本。另一种方式是使用SaaS解决方案,确保您的解决方案将始终在最新版本上运行,而无需任何安装。

参数 萨斯 内部
成本 使用模型付费。没有硬件和维护成本。 支付硬件,软件和许可。
部署 容易部署。不需要安装。软件更新可以自动推送。 部署时间较长。需要复杂的设置和IT支持。
定制 可以使用API​​轻松自定义解决方案。 很难定制。
集成 SaaS解决方案建立在开放式平台架构上,可以轻松地与其他业务应用程bob买足球怎么买序集成。 对数据量和访问的限制;很多行政工作。
硬件 没有硬件维护,一切都由解决方案提供商完成。 需要安装硬件和维护成本很高。
控制 可访问性可以由提供商控制,但数据由客户拥有。 由于解决方案安装在机器上,客户可以控制系统。

4.考虑员工的反馈

CFO不是唯一的决策者;考虑到旅行者,金融部门和员工等所有利益相关者的意见,可以帮助您选择合适的软件。您必须了解每个利益相关者的过程,并解决他们以消除瓶颈的问题。询问您的员工如何处理费用报告以及他们想要改进的内容。官方版需要了解大多数员工在缺乏金钱以及缺乏该公司的报告的地方。

在进行试驾时,确保所有用户类型中至少有一名成员参与其中,并收集他们关于如何改进某个特定流程的反馈。考虑选择一个最适合所有人的解决方案。

5.了解云基础设施

集成是企业应该在基于云的应用程序中寻找的一个参数。解决方案应该与内部系统和其他云服务无缝集成。当评估一个解决方案时,验证它是否可以与内部和外部应用程序集成。评估新解决方案的开放程度,该解决方案可以集成哪些应用程序,以及集成将花费多长时间。评估这些标准可以帮助您轻松地与多个应用程序同步数据,而无需进行大量数据转换。

6.要求保安措施

对于转向基于云的应用程序的企业来说,安全性是最大的问题。与供应商核对,看看他们将如何存储您的敏感数据?通过审核公司的认证、认可和标准来评估安全措施。SOC2、ISO27001和GDPR是各种安全标准,选择符合这些标准的供应商可以确保您的数据安全地存储。

7.检查技术实施

切换到云解决方案意味着服务提供商将管理所有设置,部署和技术支持。选择软件供应商时,请确保他们遵循管理项目的最佳实践。

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